Les formalités à l’arrivée en Pologne

La Pologne fait partie de l’Union Européenne et de la zone Schengen. Mais les ressortissants de l’UE et de l’Espace économique européen qui s’installent pour plus de trois mois, ont néanmoins l’obligation d’obtenir une attestation d’enregistrement de séjour zaświadczenie o zarejestrowaniu pobytu – après avoir au préalable déclarer leur adresse de résidence et obtenu une attestation de résidence (temporaire).

Ils obtiennent aussi sur demande car ce n’est pas une obligation légale – un No PESEL -cad d’un No d’immatriculation administrative, un No NIP – soit un No d’identification fiscale, une carte de séjour temporaire. 

Les démarches :

L’ ATTESTATION DE RESIDENCE (TEMPORAIRE) /Zameldowanie ( czasowe).
Démarche obligatoire.
Elle s’effectue auprès de la Mairie de quartier du lieu de résidence. (Urząd Miasta).
L’attestation de résidence temporaire est délivrée le plus souvent pour la durée du bail de votre logement et pour 5 ans max.
Présenter:

• le formulaire administratif d’enregistrement de résidence temporaire « wniosek o zameldowanie czasowe » rempli et signé. Un pour chaque membre de la famille
• le contrat de bail au nom du demandeur, au moins une pièce d’identité avec photo (passeport /carte d’identité) et le livret de famille ou l’acte de mariage et les actes de naissance traduits, pour inscrire le conjoint et les enfants.

A noter !!!! Désormais les résidents de l’UE détenteur d’une signature électronique administrative via leur Profil Zaufany- Trusted profile, peuvent enregistrer leur résidence et obtenir une attestation sans se déplacer. Tout peut se faire en ligne !!!. Voir plus loin Signature Electronique via le Profil zaufany. Voici la procédure à suivre. (actualisation mars 2024). Elle requiert d’avoir déjà certains autres documents, et concerne donc plutôt les changements d’adresse:

 https://www.gov.pl/web/gov/zamelduj-sie-na-pobyt-staly-dla-cudzoziemcow

L’ATTESTATION D’ENREGISTREMENT DE SÉJOUR zaświadczenie o zarejestrowaniu pobytu.
Démarche obligatoire.
Elle s’effectue à Varsovie et sa région, auprès de l’office de la voïévodie de Mazovie /Département d.a. des Etrangers Mazowiecki Urząd Wojewódzki /oddział d/s Cudzoziemców.
Présenter:

• 4 formulaires de demande remplis et signés par le demandeur.
• une Piece d’identité : Passeport / carte d’identité
• L’attestation de résidence établie par la mairie de quartier (zameldowanie) (cf ci-dessus)
• Un Document justifiant le motif du séjour en Pologne et un document apportant la preuve de revenus stables (détachement inter-entreprise, promesse d’embauche, contrat de travail ou pour d’autres prestations, création d’entreprise …Pour les étudiants, l’inscription dans une Ecole, une Université, un contrat de stage…
  Notons que les citoyens de l’UE n’ont pas besoin de permis de travail pour exercer une activité professionnelle en Pologne.
• Une Preuve d’Assurance santé (sécurité sociale polonaise, carte européenne d’assurance maladie, (CEAM), police d’assurance privée)
• Pour les membres de la famille les documents justificatifs afférents, livret de famille, acte de mariage et actes de naissance traduits.

LA CARTE de SEJOUR TEMPORAIRE

Non obligatoire. Elle est peut être utile dans certains cas, Elle est délivrée sur demande par l’office régional de la voïévodie de Mazovie / Département des Etrangers Mazowiecki Urząd Wojewódzki /oddział d/s Cudzoziemców. sur la base de l’attestation d’enregistrement de séjour délivrée par cette même administration.

LE No PESEL
Non obligatoire -Nous vous le recommandons.

Le No PESEL (Système d’Enregistrement Electronique Universel de la Population) est un numéro personnel d’immatriculation administrative attribué à vie. Les étrangers peuvent le demander dès lors qu’ils sont légalement enregistrés comme résidents en Pologne. Le No est automatiquement désactivé au moment du départ de Pologne (voir formalités au moment du départ) et peut être réactivé, en cas de réinstallation.
La démarche est à effectuer auprès de la Marie de quartier du lieu de résidence.
Le plus simple est de déposer une demande de No PESEL en même temps que les formalités d’attestation de résidence.

• Remplir le formulaire administratif wniosek o nadanie Numeru Pesel et le déposer en complément des documents présentés pour l’attestation de résidence temporaire (cf ci-dessus)

Ce No même s’il n’est pas obligatoire, est très utile et s’avère souvent indispensable pour finaliser de nombreuses démarches en Pologne. Il est donc fortement recommandé de le demander pour chaque membre de la famille. Il est aussi requis pour créer un compte pour la signature électronique via le Profil zaufany –le profil de confiance (voir rubrique plus -bas).

LE No NIP

obligatoire pour les employés et pour tout revenu perçu en Pologne

La demande est à effectuer si vous avez un emploi ou percevez des rémunérations ou des revenus financiers sur le territoire polonais lui-même. (création d’entreprise, prestations contractuelles, revenus immobiliers etc…)

Ce numéro d’identification fiscal s’obtient auprès du bureau fiscal dont vous dépendez. 

Sauf exception, les étrangers -quel que soit leur lieu de résidence à Varsovie sont rattachés au Drugi Urząd Skarbowy Warszawa-Śródmiescie. Deuxième bureau des impôts Warszawa-Śródmiescie (Varsovie Centre) https://www.mazowieckie.kas.gov.pl/web/bip-1401/drugi-urzad-skarbowy-warszawa-srodmiescie

LA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE via le profil zaufany –le PROFIL de CONFIANCE

C’est un outil (gratuit) et officiel mis à disposition par l’administration centrale en Pologne pour gérer des démarches et obtenir des documents administratifs sans se déplacer via la plateforme gouvernementale e-puap. Il est accessible aux citoyens étrangers sous certaines conditions. Vous vous connecterez ainsi à la plateforme du ZUS l’assurance sociale, à celle des impôts, des Mairies de Varsovie, des Bureaux de la voïévodie de Mazovie, des hôpitaux et autres administrations…Vous ferez une demande d’allocation familiale par enfant 800+, dont bénéficient aussi les étrangers résidents, ou créerez un Compte de Patient Internet (IKP,) – ce fut par ex. important au moment de la vaccination Covid.

ePUAP – Strefa klienta

La formalité est simple dans son principe et nous vous recommandons de l’accomplir juste après la demande d’enregistrement de résidence temporaire et le Pesel. (Ce No est aussi requis pour créer un profil). Le formulaire se remplit en ligne, https://pz.gov.pl/pz/register avec des données personnelles basiques, mais qui doivent coïncider très précisément avec celles de votre 1^er document d’enregistrement en Pologne.

Attention donc aux accents, aux espaces, aux tirets, quel 2eme prénom y figurant … ou au piège pour les épouses françaises ! Le nom marital sur le passeport est précédé de la mention ép. Aussi Mme Catherine Durand mariée à M. Dupont sera immatriculée à son arrivée par l’Etat civil polonais ainsi : prénom : Catherine / Nom : Durand ép. Dupont. Avec toutes les nuances d’accent, d’espace ou de tiret possibles selon les cas…

Ce serait comique si ce n’était parfois un vrai casse-tête à l’heure de l’uniformisation  numérique… !!!  

Autres formalités

LE COMPTE BANCAIRE
Il est vivement conseillé d’ouvrir un compte bancaire local. C’est indispensable si vous allez percevoir une rémunération en local,  et pour vous enregistrer auprès d’un bureau des impôts.

Ouvrez-le en zlotys et éventuellement en Euros. Pour les particuliers, c’est en général sans frais supplémentaires. Cela facilitera d’éventuels transferts entre vos différents comptes à l’étranger et votre compte polonais et mieux gérer vos taux de change. Vous trouverez des coordonnées de banques souvent utilisées par des étrangers dans le guide de Varsovie accueil Accès via le site internet / Espace membre.

LE SYSTEME DE SANTE POLONAIS 
Il existe un système d’assurance maladie en Pologne, le Narodowy Fundusz Zdrowia (NFZ).
Tous les salariés et contractuels y sont obligatoirement rattachés par leur employeur et acquittent des cotisations sociales prélevées à la source sur leur rémunération. Le système est un peu différent mais aussi obligatoire pour les auto-entrepreneurs.

Le NFZ donne accès à des soins de santé gratuits dans les établissements publics de santé.

Les ressortissants européens qui ont fait le choix de s’installer en Pologne, mais qui ne bénéficient pas de cette couverture, peuvent recevoir les mêmes soins grâce à leur Carte Européenne d’Assurance Maladie (CEAM). Toutefois, dans la plupart des cas, il leur sera demandé une participation financière ou au moins une avance des frais.

Mais même si vous bénéficiez de la couverture sociale du NFZ, elle doit généralement être complétée par une assurance maladie privée. En effet, le système public de santé polonais est souvent engorgé et il est nécessaire de se tourner vers les établissements privés pour une prise en charge plus rapide.  

La plupart des entreprises en Pologne, proposent pour cette raison à leurs employés en prime, de s’abonner à un réseau privé de soins via une cotisation mensuelle réduite, l’employeur cotisant également pour partie. Cette possibilité avec ce type de réseaux existe aussi à titre individuel. Mais c’est bien sûr plus onéreux. Vous trouverez les plus importants de Varsovie listés dans le Guide de Varsovie Accueil. Accès via le site internet / Espace membre.